Seit nunmehr fast eineinhalb Jahren ist das remote Arbeiten Alltag für viele Arbeitnehmer:innen geworden. Neben den vielen Vorteilen des Homeoffice (Zeitersparnis, flexiblere Arbeitsgestaltung, Einklang von Arbeits- und Privatleben) wird jedoch ein Aspekt schmerzlich vermisst: der persönliche Kontakt und Austausch im Team. Die anfängliche Euphorie im ersten Lockdown wich schnell der bitteren Realität: persönlicher Austausch, soziales Miteinander in Form eines morgendlichen Smalltalks oder Plausch an der Kaffeemaschine, aber auch Gestik und Mimik kann online einfach nicht ersetzt werden. Meist nur unbewusste und zufällige Interaktionen zwischen Mitarbeitenden haben einen wesentlichen Einfluss auf das Miteinander, sodass Führungskräfte damit konfrontiert sind, die Teams nicht aus den Augen zu verlieren – denn auch nach der Pandemie wird das Arbeitsleben nie wieder in den vorherigen Zustand zurückkehren. Viele Arbeitnehmer:innen wünschen sich 2+3-Modelle mit drei Tagen remote Arbeiten und zwei Tagen im Büro.
Einige Unternehmen nutzen daher Tools wie Gathertown, um in virtuellen Mittagspausen, Weihnachtsmärkten oder Après-Ski-Partys die Mitarbeitenden auch abseits der fachlichen Meetings zusammenzuhalten. Das wird jedoch schon lang nicht mehr in ausreichendem Umfang genutzt – besonders im Sommer ziehen viele eine „offline Pause“ ohne Bildschirm vor der Nase vor. Dabei ist es gerade in Krisenzeiten wichtiger denn je, durch Teamgefühl und persönliche Verbindungen zu beweisen, dass alle an einem Strang ziehen.
Je mehr die Teams voneinander getrennt sind, desto wichtiger sind Transparenz, Zusammenhalt und eine erfolgreiche Kommunikation im Team, die sich stark von der Kommunikation im persönlichen Zusammenarbeiten unterscheidet.
Rief man früher zwischen zwei Meetings mal über den Tisch zu seinen Kollegen, so wird nun gleich ein viertelstündiges Meeting eingestellt – Spontanität: Fehlanzeige. Neben dem Austausch, der sich häufig auch nur ein E-Mail Ping-Pong auf unbestimmte Zeit beschränkt und innerhalb des Teams schnell zu einem unterschiedlichen Wissensstand führt, spielt auch der verzögerte Informationsfluss eine entscheidende Rolle. Technische Probleme sorgen für Zeitdruck, Stress, verlängerte Entscheidungsprozesse und Frustration. Darüber hinaus führen unterschiedliche Charaktere und Kommunikationsstile sowie fehlende soziale Informationen in Form von Mimik und Gestik zu gehäuften Missverständnissen über Prioritäten und erwartete Reaktionszeiten.
All das zusammengefasst mündet in einer starken Verunsicherung der Arbeitenden. Diese Unklarheiten können wiederum nicht nur zu Frustrationen und Burnout, sondern auch zu größeren Problemen für die gesamte Organisation heranwachsen.
Wie können Teammitglieder und Führungskräfte hier noch die Kurve kriegen?
Proaktiv Austauschmöglichkeiten und direkten Kontakt zu suchen, ist im verteilten Arbeiten manchmal leichter gesagt als getan. Als Grundlage für den systematischen Aufbau von Kommunikation können selbstgegebene Kommunikationsregeln und funktionierende, richtig angewendete Organisations-Tools dienen, in denen eine klare, definierte Arbeitsstruktur geschaffen, Überblick über Verfügbarkeiten, Zuständigkeiten, Auflastungen, Planung und Priorisierung von Aufgaben gegeben sowie Ergebnisse und Aufgaben dokumentiert werden.
Über Team-Chats können kurze Absprachen stattfinden – auch über privates. Ein wiederkehrendes virtuelles morgendliches Stand-Up, das einen regelmäßigen Austausch über den vergangenen und anstehenden Tag ermöglicht, lässt die Teammitglieder gemeinsam munter in den Tag starten. Team-Meetings vermitteln mit eingeschalteter Video-Kamera ein leichteres Miteinander, wodurch auch kleine Erfolge mit allen Kollegen geteilt werden können.
Über interaktive Tools wie Mentimeter und Miro können alle Mitabreitende miteingebunden werden, ohne dass die Hälfte nebenbei gedanklich schon in die nächsten Aufgaben abdriftet. Zur Beziehungspflege sowie für alle, denen der soziale Kontakt fehlt und die Bedarf haben, mit anderen zu sprechen, können freiwillige und ungezwungene virtuelle Kaffee- / Mittagspausen angeboten werden. Ein gemeinsamer Kantinenbesuch kann zwar nicht gänzlich ersetzt werden, aber dennoch dazu beitragen, den Teamspirit zu erhalten. Um die Sommerfeste und Weihnachtsfeiern etwas attraktiver zu gestalten, können simple Videokonferenzen mit haptischen Elementen kombiniert werden. Ein kleines, vom Chef versendetes Paket mit einer gedruckten Einladungskarte, selbstgebackenen Keksen und einem Getränk verleiht der Veranstaltung eine persönliche Note.
Nicht jede dieser Maßnahmen mag für alle Unternehmen passend sein, dennoch vermitteln sie den Mitarbeitenden Wertschätzung und setzen ein Zeichen, dass man sich Gedanken macht, wodurch persönliches Wohlbefinden und produktiverer fachlicher Austausch entsteht.
Auch die Rolle der Führungskräfte wandelte sich im Laufe der Krise.
Laut Leadership-Trendbarometer des IFIDZ spielen im Gegensatz zum März 2020 unmittelbar nach dem Lockdown nun Herausforderungen, die eng mit der „Entscheider-Funktion“ von Führungskräften verknüpft sind, eher eine untergeordnete Rolle. So gaben nur 18% von 127 befragten Führungskräften an, „die Zielvorgaben den veränderten Rahmenbedingungen anzupassen“ gehöre unter die persönlichen Top 3 Herausforderungen in Führung und Kommunikation. Führungskräfte sind wieder stärker als Führungskräfte gefragt: „den Mitarbeitenden die erforderliche Orientierung und den nötigen Halt zu geben“ (73%), „die Beziehung zu den Mitarbeitenden im Home-Office aufrecht zu erhalten“ (65%) und „sich ausreichend Zeit für die Mitarbeitenden und ihre Fragen zu nehmen“ (55%) sind die meistgenannten Herausforderungen.
Vertrauen spielt hier eine zentrale Rolle. Statt die Mitarbeitenden permanent zu kontrollieren, ist es wichtig, ein konkretes Ergebnis zu vereinbaren, das zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein soll, und bei Bedarf Hilfe anzubieten. Probleme müssen zwar angesprochen werden, kombiniert mit der Überlegung, was für eine Verbesserung der Situation nötig ist, wird jedoch gleichzeitig eine positive Kommunikation ermöglicht.
Auch auf privater Ebene fallen Führungskräften zentrale Aufgaben zu. Sich zu erkundigen, wie es den Mitarbeitenden persönlich geht und ihnen zu vermitteln, dass ihre Arbeit weiterhin geschätzt wird und sie als Person wichtig sind, schafft Sicherheiten und signalisiert Interesse.
Natürlich ist nicht nur die Führungskraft gefragt, auch die Mitarbeitenden selbst brauchen viel Disziplin, Commitment und Motivation, um im Homeoffice das Team zusammenzuhalten.
Teamführung = Teamentwicklung
Ein gemeinsames Ziel, das gewährleistet, dass alle Teammitglieder in die gleiche Richtung streben, kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Es bildet eine Leitlinie, an der alle neuen und bewährten Strukturen ausgerichtet werden können und schafft eine Interessensgemeinschaft, die selbst unter den schwierigsten Bedingungen alle Hebel und Bewegung setzen kann, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.
Um Sie bei dieser Herausforderung zu unterstützen, bieten wir im Rahmen der Teamentwicklung unter anderem Workshops im Hubert Schwarz Zentrum an, bei denen Teamentwicklungsmaßnahmen im Seminarhaus mit einzigartigen Naturerlebnissen kombiniert werden können.